El artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo obliga a toda empresa a conservar los registros de asistencia de sus trabajadores. El problema: muchas PYMES no saben exactamente qué registrar, por cuánto tiempo, o qué pasa si llega una inspección sin aviso previo.
Lo que dice el artículo 804 de la LFT
La LFT es clara: el patrón tiene la obligación de conservar y exhibir en cualquier momento los documentos de sus trabajadores durante el tiempo que dure la relación laboral y hasta un año después de su terminación. Entre esos documentos están expresamente los registros de asistencia.
Esto significa que si un trabajador presenta una demanda laboral 8 meses después de terminar su relación con su empresa, usted debe poder mostrar sus registros de asistencia, horas extras pagadas e incidencias de todo el periodo trabajado. Sin esos documentos, la carga de la prueba recae sobre el patrón — y si no hay registros, el tribunal laboral puede presumir como cierto lo que afirma el trabajador.
Tipos de jornada laboral en México
Antes de registrar la asistencia, es esencial entender qué tipo de jornada tiene cada empleado:
- Jornada diurna: Comprende las horas entre las 6:00 y las 20:00. Duración máxima: 8 horas por día.
- Jornada nocturna: Comprende las horas entre las 20:00 y las 6:00 del día siguiente. Duración máxima: 7 horas por día.
- Jornada mixta: Comprende periodos de ambas jornadas, siempre que el tiempo nocturno no exceda 3.5 horas. Duración máxima: 7.5 horas por día.
Las horas que excedan la jornada máxima pactada son tiempo extraordinario y deben pagarse con un recargo del 100% sobre el salario hora ordinario (art. 67 LFT). Si las horas extra exceden 9 horas a la semana, el recargo se eleva al 200%.
¿Qué registros debe conservar y por cuánto tiempo?
- Listas de asistencia diarias y registro de entrada y salida: Durante toda la relación laboral más 1 año después de su terminación.
- Registro de horas extraordinarias pactadas y pagadas: Mismo plazo. El pago debe constar en recibo firmado por el trabajador.
- Incidencias: Faltas, permisos, incapacidades IMSS, suspensiones — mismo plazo mínimo.
- Comprobantes de pago de nómina: 5 años, por la prescripción de créditos laborales establecida en el artículo 516 LFT.
Consecuencias del incumplimiento
- Multa económica: El artículo 994 LFT establece multas de 50 a 5,000 UMA por no cumplir con las obligaciones formales de registro (equivalente a aproximadamente $5,500 — $548,000 MXN en 2025).
- Riesgo procesal: En una demanda laboral, si el patrón no puede exhibir registros de asistencia, el tribunal puede presumir como cierto lo que afirma el trabajador (jornadas extensas, horas extras no pagadas, trabajo en días de descanso).
- Diferencias con el IMSS: Si los registros revelan jornadas distintas a las cotizadas, puede generarse una diferencia de cuotas patronales y recargos por omisión.
Cómo PUNTUALY resuelve esto automáticamente
- Registro digital con marca de tiempo inalterable: Cada entrada y salida queda grabada con fecha, hora y segundos. No puede modificarse retroactivamente, lo que le da solidez documental ante cualquier auditoría.
- Conservación automática: Los registros se almacenan en la plataforma durante el tiempo que establece la LFT, sin necesidad de gestionar archivos físicos o carpetas locales.
- Reporte de asistencia listo para inspección: En minutos, no en días. Exportable a Excel y PDF para presentar ante la STPS o en un procedimiento laboral.
- Control de horas extras con alertas: Cuando un empleado se acerca al límite de su jornada, el sistema puede notificar al responsable para evitar pasivos laborales.
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